Automatische Belegverarbeitung für Steuerberater
Steuerberatung Huber & Partner, München-Schwabing
15 Stunden
Zeitersparnis pro Woche
95%
Fehlerquote reduziert
2.100€
Kosten/Monat gespart
Herausforderung
Manuelle Erfassung von 500+ Belegen pro Monat kostete 20 Stunden Mitarbeiterzeit und führte regelmäßig zu Tippfehlern.
Lösung
KI-gestützte Dokumentenerkennung extrahiert automatisch Beträge, Datum und Steuerkategorien aus eingescannten Belegen.
Ausgangssituation
Die Steuerkanzlei Huber & Partner betreut rund 200 Mandanten im Münchner Norden. Jeden Monat treffen hunderte Belege ein — per Post, E-Mail-Anhang oder als Fotos vom Mandanten-Smartphone.
Bisher lief die Verarbeitung so:
- Beleg öffnen und prüfen
- Relevante Daten (Betrag, Datum, MwSt.) manuell in DATEV eingeben
- Beleg digital ablegen mit korrekter Benennung
- Bei Unklarheiten: Rückfrage beim Mandanten
Das Problem: Bei 500+ Belegen pro Monat waren das rund 20 Stunden reine Dateneingabe — Zeit, die den Steuerberatern für Beratung fehlte.
Unsere Lösung
Wir haben ein selbst gehostetes Dokumentenerkennungssystem implementiert, das:
Automatisch erkennt
- Rechnungsbeträge (brutto/netto)
- Rechnungsdatum und Fälligkeit
- Steuersätze (19%, 7%, 0%)
- Lieferanten und IBAN
Automatisch kategorisiert
- Betriebsausgaben nach SKR03/04
- Private vs. geschäftliche Ausgaben
- Wiederkehrende vs. einmalige Kosten
Automatisch exportiert
- Direkte Übergabe an DATEV
- Standardisierte Dateinamen
- Revisionssichere Archivierung
Technische Umsetzung
Das System läuft komplett auf deutschen Servern — keine Mandantendaten verlassen die EU.
Eingesetzte Technologie:
- OCR-Erkennung mit nachtrainiertem Modell für deutsche Belege
- Regelbasierte Kategorisierung nach SKR03/04
- API-Anbindung an DATEV Unternehmen Online
Datenschutz:
- Verarbeitung ausschließlich in deutschem Rechenzentrum
- Keine Speicherung von Trainingsdaten nach Verarbeitung
- Voller DSGVO-Compliance
Ergebnisse nach 3 Monaten
Die Zahlen sprechen für sich:
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit pro Beleg | 2-3 Min | 15 Sek (Prüfung) |
| Fehlerquote | ~5% | unter 0.3% |
| Rückfragen an Mandanten | 15/Woche | 3/Woche |
| Mitarbeiter-Zufriedenheit | Niedrig | Hoch |
Das sagt der Mandant
“Anfangs waren meine Mitarbeiter skeptisch — noch ein neues System. Aber nach zwei Wochen wollte niemand mehr zurück. Die gesparte Zeit nutzen wir jetzt für echte Steuerberatung.”
— Michael Huber, Geschäftsführer
Übertragbarkeit
Diese Lösung eignet sich besonders für:
- Steuerkanzleien mit >100 Belegen/Monat
- Kanzleien mit DATEV-Anbindung
- Unternehmen mit hohem Datenschutz-Anspruch
Die Implementierung dauerte 3 Wochen, inklusive Mitarbeiterschulung.
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